Setter Guide
Mai 2026 — Calava Digital
Wie ein Lead durch GHL reist
Jeder Lead durchläuft diese Stages. Klicke eine Stage auf, um Wer/Was/Ergebnis zu sehen.
01 Neu / Eingehend Automatisch ▼
Woher
- Instantly Reply/Click
- Manueller Import
- Webformular
Setter-Action
- Innerhalb 24h prüfen
- Lead qualifizieren
- Score + Priorität setzen
GHL-Felder prüfen
- Praxis-Name
- Entscheider-Name
- Telefonnummer
- Praxis-Größe (FTE)
02 Kontaktversuch Setter aktiv ▼
Wann
- Morgens zuerst (vor 12h)
- Max. 5 Versuche / 4 Wochen
- Mobile- und Direktnummer priorisieren
Setter-Action
- Kein Antwort → Voicemail #1
- Email Bubble-up sofort
- GHL-Notiz mit Versuch + Uhrzeit
Kein Kontakt nach 5x
- → Callback-Sequence starten
- → Anderen Kanal versuchen
- → In Recycling verschieben
03 Verbunden North Star ▼
Gesprächsstruktur
- 1. Opener (Heard Name / Tailored Permission)
- 2. Problem Proposition
- 3. Einwände → Miyagi Method
- 4. Test Drive anbieten
SOP Felder ausfüllen
- Pain Point identifiziert
- Hiring-Status
- FTE-Größe
- Nische / Spezialisierung
- Haupteinwand
Ergebnis
- Meeting gebucht → Stage 05
- Rückruf gewünscht → Stage 02
- Kein Interesse → Recycling
- Falscher Fit → Disqualifiziert
04 Qualifiziert Hot Lead ▼
Muss erfüllt sein
- Pain bestätigt
- Hiring aktiv oder geplant
- Entscheider erreicht
- 3+ FTE (Praxis-Größe)
Setter-Action
- Calendly-Link sofort senden
- Info-Email versenden
- GHL-Task: Bestätigung prüfen
Nächster Schritt
- Kalendar-Einladung live senden
- Prospect bittet um Accept
- → Stage 05 sobald bestätigt
05 Call gebucht Bestätigt ▼
Show-Rate steigern
- Bestätigungs-Email 1 Tag vorher
- Enthält 1 Recherche-Detail über Praxis
- Bei Meeting >7 Tage: auch 1 Woche vorher
Am Tag des Calls
- +2 Min: Email "Zoom-Link"
- +5 Min: Anrufen
- +8 Min: Nochmal anrufen (einzige Ausnahme für Double-Dial)
No-Show-Protokoll
- Einladung NIEMALS löschen
- Auf 3–4 Tage verschieben
- Backup-Zeiten per Email schicken
06 No-Show / Kein Termin Recycling ▼
Sofort-Action
- Einladung verschieben (+3-4 Tage)
- Email mit Backup-Zeiten
- GHL-Tag: T-no-show
Follow-Up Sequenz
- Tag 1: Email Backup-Zeiten
- Tag 3: Anruf Versuch
- Tag 7: Letzte Chance Email
Danach
- → Rückruf-Pipeline
- → Long-Term Nurture (30+ Tage)
- → Re-Activation nach 90 Tagen
07 Disqualifiziert Raus ▼
Disqualifizierungs-Gründe
- Falscher Fit (Nische)
- Dauerhaft kein Budget
- Inhaber will nicht wachsen
- Direkt aggressiv / kein Gespräch
Grenzfall: Unter 3 FTE
- Nicht automatisch disqualifiziert
- Wenn Wachstumswille erkennbar → Mid-Prio
- Wenn Einzelpraxis, kein Plan → Raus
GHL-Felder setzen
- Disqualifizierungs-Grund eintragen
- Tag: L-disqualified
- Setter-Notiz mit Kontext
Wen rufst du zuerst an?
Die Top-Performer rufen nie blind. Sie arbeiten von oben nach unten: erst A-Tier, dann B-Tier, dann C-Tier.
- Aktiv Hiring (offene Stellen sichtbar)
- Mehrere offene Therapeuten-Stellen
- Starke Pain-Signale in Instantly
- 4–40 Mitarbeiter (FTE)
- Klarer Nischenfit (Physio / MSK)
- Email geöffnet 4x+ → Sofort anrufen
- Email-Antwort mit Einwand → Sofort
- Erkennbares Wachstum (>10% p.a.)
- Praxis-Größe 3–10 FTE
- Hiring geplant (nicht akut)
- Pain vorhanden, aber kein akuter Druck
- Engagement in Instantly vorhanden
- Referred von bekanntem Kontakt
- Praxis unter 3 FTE ohne Wachstumsplan
- Falsche Nische (kein Physio-Fokus)
- Kein Engagement, kein Signal
- Entscheider nicht erreichbar
- Geografisch außerhalb des Targets
⚡ Sofort anrufen — Intent-Signale
Opener — Die ersten 30 Sekunden
Die ersten Sekunden entscheiden, ob der Prospect weiter zuhört oder aufhängt.
🚫 Verbotene Opener — niemals verwenden
"Wie geht's Ihnen heute?" — Du weißt selbst, dass du es nicht ernst meinst. Sofort Telemarketer-Schublade.
"Hab ich Sie gerade ungünstig erwischt?" — Senkt deinen Status drastisch: "Ich bin es nicht wert."
"Bin ich mit [Name] verbunden?" — Macht sofort klar, dass du die Person nicht kennst. Geh davon aus, dass du richtig liegst.
Lead mit einem konkreten Stück Kontext über die Praxis. Dann: klar sagen, dass es ein Cold Call ist. Die Ehrlichkeit nutzen, um Permission zu holen.
Wenn sie "Nein" sagen: "Schade, total mein Fehler. Damit niemand nochmal anruft — liegt's daran, dass ich einen schlechten Zeitpunkt erwischt hab, oder kennen Sie uns schon und das passt grad nicht?"
Ich bin ehrlich — das hier ist ein Cold Call, aber ein gut vorbereiteter.
Darf ich kurz 30 Sekunden erklären, warum mich diese Stellenanzeige dazu gebracht hat, Sie anzurufen? Und wenn's keinen Sinn ergibt, können Sie einfach auflegen.
Das ist ein Cold Call — aber ich hab mir vorher kurz Zeit genommen, eure Praxis anzuschauen.
Würden Sie mir 30 Sekunden geben, damit ich erklären kann, warum das Expansion-Thema bei mir einen Klingel ausgelöst hat?
Kontext: Du arbeitest mit anderen Praxen in ihrer Region oder Nische. Sich selbst erst vorstellen NACHDEM der Kontext gesetzt wurde.
Wenn sie "Nein, kenne ich nicht" sagen: "Ach, ich bin wohl nicht so bekannt wie ich dachte. Der Grund meines Anrufs — ich arbeite oft mit Praxen wie Ihrer zusammen, und..." → direkt in Problem Prop.
Wenn sie "Ja, kenne ich" sagen: "Oh super, normalerweise würde ich ja eh schon mit jemand wie Ihnen arbeiten. Was haben Sie denn gehört?" → ins Gespräch einsteigen.
Ich bin [Dein Name] von Calava.
Ist unser Name schon mal gefallen?
Ich bin [Name] von Calava.
Haben Sie unseren Namen schon mal gehört?
Problem Proposition — kein Value Pitch
80% Problem, 1 Satz Lösung, leichte CTA. Gong-Daten: Problem-Sprache ist 3x so effektiv wie Value-Sprache.
🚫 Verboten — Value-Sprache
"All-in-one Plattform" · "Single source of truth" · "Leading provider of..." — Das bedeutet nichts für den Prospect. Beschreibe das konkrete Problem so genau, dass sie sich an das letzte Mal erinnern, als es passiert ist.
Der Grund meines Anrufs: Die meisten Praxis-Inhaber, mit denen ich spreche, finden es inzwischen absurd, dass sie nach einer neuen Stellenanzeige wochenlang Bewerbungen durchsortieren müssen, drei Gespräche führen, den vermeintlich Besten einstellen — und nach acht Wochen merken, dass der nicht passt.
Weil das Recruiting blind war. Keine Qualifikationsprüfung, keine echte Passung, nur Bauchgefühl und Zeitdruck.
Calava bringt qualifizierte Physio-Fachkräfte direkt an Sie — geprüft, vorselektiert, auf Ihre Praxis abgestimmt — damit Sie Ihre Zeit in die Behandlung stecken, nicht in Bewerbungsgespräche.
Ich weiß, das ist ein Cold Call und ich hab Sie total kalt erwischt — aber wären Sie offen dafür, das mal anzuschauen? Nicht jetzt unbedingt, sondern wenn ich Sie nicht gerade aus dem Nichts anrufe?
Was ich bei Praxen wie Ihrer immer wieder höre: Sie haben eine offene Stelle seit drei Monaten, zwei Bewerbungen waren brauchbar, aber keiner hat zugesagt. Die vorhandenen Therapeuten machen Überstunden, die Warteliste wächst, und Sie können keine neuen Patienten aufnehmen — obwohl die Nachfrage da wäre.
Das ist kein Recruiting-Problem. Das ist ein Umsatz-Problem.
Wir liefern innerhalb von zwei Wochen qualifizierte Kandidaten, die wirklich in Ihre Praxis passen — kein Raten, kein Sortieren.
Wäre es zumindest interessant, sich das mal anzuschauen — wenn auch nicht zum Kauf, dann einfach damit Sie wissen, was auf dem Markt ist?
Mr. Miyagi Method
Frühe Einwände sind KEINE echten Einwände — sie sind Reaktionen auf die Unterbrechung.
Dismissiv "Kein Interesse." ▼
Was wirklich gemeint ist
Kein Interesse am Cold Call — nicht am Produkt. Die Person will zurück zu dem, was sie vorher gemacht hat. Zeig, dass du das weißt.
Zustimmen
Nicht kämpfen. Den Druck komplett rausnehmen. Fast selbstkritisch — "das ist mein Fehler."
Gesprächs-Incentive
Ihnen einen Grund geben, den echten Einwand zu teilen. Incentive: "damit niemand mehr anruft."
Test Drive
Warum sollten sie sich das Meeting anhören — selbst wenn sie nie kaufen? Was ist ihr Mehrwert?
Damit niemand von unserem Team nochmal anruft — darf ich kurz fragen: Haben Sie schon jemanden für das Recruiting, beschäftigt Sie das Thema grad gar nicht, oder ist ein Cold Call einfach das Letzte, worauf Sie Lust haben? Das dritte wäre völlig verständlich.
Situativ "Kein Budget." ▼
Was wirklich passiert
Sie sehen den Nutzen noch nicht klar genug, um einen Business Case zu bauen. Oder Budget existiert, ist aber für neue Ausgaben gesperrt.
Zustimmen
"Heutzutage ist's schon schwer genug, das bestehende Budget zu halten."
Multiple Choice
"Ist kein Budget für diesen Zeitraum verfügbar, oder ist es generell schwierig, neue Ausgaben zu genehmigen?"
Wishlist-Test-Drive
"Die Praxen, die am schnellsten handeln wenn Budget frei wird, sind die, die schon wissen was sie wollen."
Damit niemand nochmal anruft — liegt's daran, dass es in diesem Quartal generell kein Budget gibt, oder ist es so, dass jede neue Ausgabe intern eine dreifache Genehmigung braucht?
Situativ "Rufen Sie in 6 Monaten nochmal an." ▼
Was dahinter steckt
Sie wollen aus dem Gespräch raus, ohne direkt nein zu sagen. In 6 Monaten werden sie sich nicht erinnern. Ziel: einen echten nächsten Schritt jetzt vereinbaren, oder den echten Grund herausfinden.
Zustimmen
"Klar, wenn Sie bereit gewesen wären, hätten Sie sich gemeldet."
Timing verstehen
Was passiert in 6 Monaten? Neues Budget? Neues Hiring? Den echten Trigger finden.
Jetzt ankern
Dart auf den Kalender für den richtigen Zeitpunkt — oder eine kurze Demo jetzt "damit Sie informiert sind".
Damit ich zum richtigen Zeitpunkt anrufe und nicht nerve: Was ändert sich in 6 Monaten? Kommt neues Budget, oder planen Sie dann tatsächlich eine neue Einstellung?
Existing Solution "Wir machen das selbst / haben schon jemanden." ▼
Die Trap-Question Technik
Den Competitor oder die interne Lösung nicht angreifen. Stattdessen: Eine Frage stellen, die zu einem Problem führt, das ihre aktuelle Lösung NICHT lösen kann. Sie kommen selbst zu der Erkenntnis.
Zustimmen + Pushaway
"Eigenes Recruiting klappt manchmal super. Macht selten Sinn zu wechseln."
Trap Question
Frag nach dem Punkt, den ihre Lösung NICHT abdeckt — als Annahme: "Dann suchen Sie wohl keine Spezialisten für [X], oder?"
Social Proof + Test Drive
"Genau das ist es, was wir bei anderen Praxen gelöst haben, die vorher auch self-recruited haben."
Nur damit ich verstehe, damit niemand mehr anruft — das bedeutet, Sie suchen also keine Physiotherapeuten mit MSK-Spezialisierung aktuell, oder? Weil das ist der Punkt, wo Eigenlösungen meistens schlechter performen.
Dismissiv · Pre-Pitch "Ich bin gerade in einem Meeting." ▼
Realität
Entweder gelogen (schlechteste Ausrede), oder wahr (aber wer nimmt im Meeting ab?). Ziel: Komisch genug sein, dass sie lachen — dann zwei Optionen geben, von denen beide dir nützen.
Aber ernsthaft: Soll ich Ihnen eine Kalender-Einladung für gleich nach dem Meeting schicken, oder haben Sie kurz 30 Sekunden, dass ich erkläre warum ich anrufe und wir es direkt abhaken?
Triple Bypass
Gatekeeper pitchen ist falsch. Wie jemand auftreten, der da hingehört. Infos häppchenweise dosieren — nur wenn gefragt.
Double-Tap Voicemail
Gong-Daten: Voicemail verdoppelt die Email-Reply-Rate von ~2,7% auf ~5,9%. Kein Pitch in der Voicemail.
Kontext zuerst. Kein Rückruf nötig — Druck wegnehmen. Direkt zur Email lenken. Name am Ende.
Kein Rückruf nötig — ich schick Ihnen gleich eine Email.
Damit wir kein Telefon-Pingpong spielen: Würden Sie kurz antworten ob das überhaupt interessant klingt? Kommt von [Dein Name] bei Calava.
Tschüss!
Nur wenn Voicemail #1 + Email ohne Antwort blieben. Nach dieser VM: keine weitere VM mehr.
Ich bin sicher, das haben Sie alles im Griff — aber ich schick Ihnen gleich kurz rüber, wie das bei ähnlichen Praxen ausgesehen hat.
Damit kein weiteres Telefon-Ping-Pong: einfach kurz auf die Email antworten ob das auch nur halbwegs interessant klingt. Kommt von [Dein Name] bei Calava.
Schönen Tag!
Setter SOP — Pflichtfelder
Diese Felder müssen ausgefüllt sein, bevor ein Lead auf "Qualifiziert" gesetzt werden darf.
🔴 Pflichtfelder — Vor dem Gespräch
🔴 Pflichtfelder — Nach dem Gespräch
🟡 Optionale Felder — Besseres Meeting
✅ Qualifizierungskriterien
Kein guter Lead geht verloren
Ein Lead, der heute nein sagt, kann in 60 Tagen perfekt bereit sein.
📞 Callback-Pipeline
🔄 Re-Aktivierungs-Sequenz
⚡ Instantly → GHL Sync
Was du tracken musst
Mehr anrufen ist nicht immer die Antwort. Diese drei Metriken bestimmen wie viele Meetings du aus denselben Dials rausholst.
Connect Rate
Top-Quartile Ziel. Wie viele Prospects nehmen ab?
Mobile/Direktnummern priorisieren · Spam-Tag vermeiden · Nummern rotieren · Max. 5 Versuche / 4 Wochen
Set Rate
Top-Quartile Ziel. Wie viele Gespräche werden zu Meetings?
Richtige Prospects anrufen (A vor B vor C) · Intent-Signale sofort nutzen · Opener + Problem Prop mastern
Show Rate
Wie viele gebuchte Meetings erscheinen auch?
Bestätigungs-Email mit Recherche-Detail · Live-Einladung akzeptieren lassen · No-Show-Protokoll · Einladung NIE löschen